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O que é Gerenciamento da Rotina?
O Gerenciamento da Rotina Dária (GRD) é uma metodologia de qualidade que direciona as pessoas para aquilo que deve ser feito para obter, manter e melhorar cada vez mais os resultados.
Todas as empresas têm atividades que devem ser executadas diariamente e muitas vezes essa rotina é estressante, com problemas que surgem dia após dia, fazendo que gestores e colaboradores se tornem verdadeiros "bombeiros", resolvendo problemas emergenciais, que fazem com que atividades diárias e simples sejam deixadas de lado. Essas atividades quase sempre são simples, mas importantes para manter a empresa funcionando eficientemente.

Gerenciar a rotina diária é mapear todas as atividades da empresa que contribuam para a realização das operações diárias e ao mesmo tempo transmitir para as pessoas essas atividades por meio de sua representação gráfica (fluxogramas) da rotina de cada processo. Essas atividades têm seus fluxogramas elaborados através de símbolos padronizados e ao mesmo tempo em que é definido para cada atividade um responsável.

O Gerenciamento da Rotina Dária (GRD) é uma metodologia de qualidade que direciona as pessoas para aquilo que deve ser feito para obter, manter e melhorar cada vez mais os resultados tornando as empresas mais competitivas. Os seus pilares são: melhoria continua com focos nos resultados, padronização do trabalho e tratamento de anomalias.

Hoje as empresas estão muito focadas nos resultados e cada vez mais a busca por resultado positivo se torna um desafio, um resultado apenas é alcançado quando se atingem metas. Atingir metas esta muito relacionada à capacidade que cada empresa tem em executar suas tarefas de uma forma eficaz e eficiente, para que os resultados apareçam é preciso que as pessoas ao exercer suas funções tenham em mente que precisam ser as melhores naquilo que fazem e para isso é preciso que seja desenvolvido o Gerenciamento da Rotina Dária (GRD).

Para se iniciar um processo de Gerenciamento de Rotina é preciso entender que toda empresa tem uma finalidade e que cada para chegar a essa finalidade é preciso um meio e esse meio é o método de gestão empregado pela empresa. O primeiro passo é padronizar as tarefas, reunir nos fluxos de cada tarefa as melhores pratica existentes na empresa, feito isso é preciso identificar as atividades criticas, aquelas que se não forem bem executadas causam um grande impacto na empresa.

Feito isso é preciso definir qual é a meta para essas atividades. Para que tudo saia como planejado é preciso também capacitar as pessoas para executar essas tarefas conforme os padrões estabelecidos e se deve audita-las periodicamente para se ter a certeza que tudo esta sendo feito conforme o planejado.

Mesmo padronizando as operações podem acontecer anomalias como reclamação de cliente, por exemplo. Todas as anomalias que acontecem geram retrabalhos e consomem o tempo das pessoas que se empenham em resolvê-los. Quando uma anomalia acontece ela deve ser combatida de imediato, caso isso não aconteça à anomalia vira rotina e como consequência todo mundo passará achar que apagar incêndio é normal. Essas anomalias devem ser combatidas com ferramentas que possibilitem uma correta analise e correção destas e estabelecimento de novos planos para não voltar a ter anomalias nas atividades.

Uma das técnicas mais utilizadas pelo GRD é o Ciclo PDCA que é um ciclo de desenvolvimento que foca a melhoria continua. O seu objetivo é auxiliar o desenvolvimento e a melhoria das instituições e fazer com que as anomalias de atividades sejam suprimidas.

Os passos do PDCA são os seguintes:

Planejar –(Plan) => Objetivos e caminhos

Executar –(Do) => "Faz Acontecer"

Verificar ou controlar => Comparar o "Plan com o DO"

Melhorar ou Agir => Correções ou Melhorias
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